Quel que soit l’objectif d’un séminaire, son succès repose sur de bons préparatifs. Les organisateurs doivent faire preuve d’anticipation. Ils ont aussi intérêt à orchestrer un événement mémorable dans un cadre enchanteur. Outre les différentes interventions qui devront être captivantes, le cocktail et les activités récréatives sont à voir dans les moindres détails.
Un séminaire réussi doit avant tout être bien planifié
Une organisation réussite requiert un bon brainstorming. Le remue-méninges permet de trouver des idées innovantes. Elles pourront marquer les esprits. Les organisateurs devront faire preuve d’imagination pour proposer des thématiques intéressantes. Ce serait préférable de surfer sur l’actualité et aborder des sujets qui maintiennent en haleine l’opinion publique. Il faut également ordonner en détail le déroulement de l’événement en partant d’un calendrier précis. Le nombre de jours ainsi que l’horaire doivent être déterminés en fonction du type de participants attendus. Menées par des experts multidisciplinaires, les différentes interventions vont susciter l’intérêt de l’assistance. Cependant, les activités plus divertissantes sont aussi à intégrer dans le planning. Les professionnels font surtout le déplacement pour consolider leurs réseaux d’affaires. Ceux qui sont dans la vente espèrent trouver des clients potentiels. Les entrepreneurs y voient l’occasion de rencontrer d’éventuels investisseurs. Il faudra reconnaître que tout le monde ne vient pas à un séminaire pour les mêmes raisons.
Le cadre de l’événement compte énormément
Que ce soit pour un groupe de 20 personnes ou toute une foule, le cadre devrait être choisi avec soin. Les participants veulent être surpris dès leur arrivée. Il faudra également sortir des sentiers battus en proposant un lieu légèrement à l’écart des grandes agglomérations. Pour un événement à Bruxelles, il va falloir louer une salle de séminaire à Nivelles. Ce serait mieux d’opter pour un environnement apaisant. La décoration compte énormément. La présence de quelques PLV serait bien perçue. Cependant, ce serait souhaitable de ne pas trop insister sur la publicité et le mercantilisme primaire non plus. Il faudra utiliser les kakémonos et les bannières avec parcimonie. Dans le monde des affaires, ce serait plus judicieux de ne pas en mettre plein la vue. L’idéal serait d’attirer l’attention sur certains points, sans jamais insister. Si les moyens ne manquent pas, les organisateurs devront proposer un hébergement et des repas histoire d’assurer une véritable expérience immersive.
Chaque participant devrait se sentir spécial
Un événement professionnel réussi doit encourager le partage et l’échange. Le séminaire devrait normalement offrir une ambiance propice à l’ouverture. Les participants devront être à leur aise. La bienveillance des organisateurs se ressent dès l’envoi des cartons d’invitation. Il est également possible de faire parvenir un courriel. La personnalisation de ce document compte plus que le format. L’équipe chargée de confirmer la venue des invités doit faire preuve d’amabilité. Elle devrait être accessible, serviable, mais surtout transmettre de l’enthousiasme. La même ambiance est à maintenir pendant les quelques jours de l’événement. Cette décontraction permet d’initier des conversations fructueuses. L’alchimie entre le public et les différents intervenants devrait aussi opérer. À la fin de la rencontre, il est important d’adresser un message de reconnaissance à toutes les personnes qui ont contribué à la réussite du séminaire. Un email de remerciement serait le minimum à faire. C’est encore mieux s’il est possible de donner des cadeaux individuels.
